Laadittu 12.9.2024
1. Rekisterin nimi
Kohti Työtä ry:n asiakasrekisteri tietosuojaseloste
2. Rekisterinpitäjä
Kohti Työtä ry
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Hanna Metsä-Heikkilä 0456663008 hanna.metsaheikkila@kohtityota.fi
Rekisterin vastuuhenkilöt ovat:
Mika Vanhala 0469222319 mika.vanhala@kohtityota.fi
3. Rekisterin käyttötarkoitus
– Asiakastietoja käytetään asiakkaan ohjaukseen ja neuvontaan, kuntoutuksen ja valmennuksen edistämiseksi sekä työkyvyn ylläpitoon ja arviointiin.
– asiakastietojen hallinnointi sekä päivittäisen valmennuksen dokumentointi
– poissa – ja läsnäolon sekä säännöllisyyden dokumentointi
– työn kautta oppimisen ja vaikuttavuuden arviointi, työssä selviytymisen ja kotoutumisen arviointi
– valmennuksen sisällölliseen toteaminen ja seuranta
– asiakkaiden työ – ja toimintasopimukset
4. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisteröidyt henkilöt ovat työvoimapoliittisessa toimenpiteessä, valmennuksen, kuntoutuksen, palkkasuhteen mukaisessa asiakassuhteessa, kotouttamispalvelussa tai muussa vastaavassa toimenpiteessä. Rekisteröity henkilö antaa suostumuksensa sille, että hänen henkilötietojaan käsitellään yhtä tai useampaa tarkoitusta varten suostumuskaavakkeella. Rekisteröity antaa kirjallisen suostumusta koskevan lausuman. Suostumus on voitava peruuttaa yhtä helposti kuin sen on voinut antaa.
5. Rekisterin tietosisältö
– Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelin numero, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja tilinumero
– Demografiatiedot (ikä, ammatti, ammattiliitto yms.)
– palvelun tuottamisen kannalta olennaiset tiedot asiakkaan koulutus-, työ-, terveys- ja päihdehistoriasta
– suostumus tietojen luovuttamisesta
– kuntoutus-, valmennus- tai toimintajakson seurannan päiväkirja, väliraportit ja loppulausunnot
– Työ- ja toimintajakson tavoitteet
– Skannatut asiakirjat ja tiedot
6. Rekisterin tietolähteet
Asiakkaalta tai asiakaskohtaisesti monialaiselta verkostolta saadut valmennukseen, työllisyyteen tai kotouttamiseen liittyvät tiedot.
Asiakkaalta on asiakassuhteen alussa pyydetty suostumus tietojen luovuttamiseen. Tietoa otetaan vastaan sekä paperitulosteena, sähköisessä muodossa Turvapostilla että suullisesti. Tieto kirjataan Walmu –järjestelmään.
Asiakassuhteen aikana muodostuneet tiedot kirjataan Walmu –järjestelmään.
7. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Henkilötietojen luovutus viranomaisten henkilörekistereistä tapahtuu viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevan, mukaan (621/1999, JulkL). Lisäksi, jos muissa laeissa on luovuttamista koskevia säännöksiä, ne tulevat sovellettavaksi ensisijaisina mainittuihin lakeihin nähden.
Alla oleva lakikehikko ohjaa henkilörekisteriluovutuksia:
JulkL:n mukaan määräytyvät:
– oikeus tietojen luovutukseen ja luovutuksen perusteet;
– tietojen salassapito ja poikkeukset salassapidosta (24 §, 26 §)
– menettelyt henkilötietoja henkilörekisteristä pyydettäessä (13.2 §),
– asiakirjojen antamistavat (16.1 ja 3 §)
– edellytykset teknisen käyttöyhteyden avulla tapahtuvalle tietojen luovuttamiselle/ teknisen käyttöyhteyden avaamiselle (29.3 §)
– luovuttamiseen liittyvät hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset (18 §) – salassapitoa ja luokitusmerkintää koskevat vaatimukset (25 §)
– Muissa laeissa (erityislaeissa) olevia luovuttamista koskevia säännöksiä sovelletaan ensisijaisina JulkL:n säännöksiin nähden. Henkilörekisteristä luovuttamisen perusteet ja antamistavat määräytyvät viime kädessä kyseisen rekisterin tarkoituksen ja säännöksen sanamuodon mukaan. Alla on ohjaavia lakeja:
– Tietosuojalaki 1050/2018
– Tietosuoja-asetus 679/2016
– Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
– Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietojen siirto voidaan toteuttaa vain, jos komissio on päättänyt, että kyseinen maa tai tiedon vastaanottaja varmistaa riittävän tietosuojatason.
8. Rekisterin käyttö
Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
9. Rekisterien yhdistäminen muihin rekistereihin
Kohti Työtä ry:n asiakastietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.
10. Rekisterin suojaaminen
a) Manuaalinen aineisto:
Työllisyyspalveluiden manuaalisen aineiston säilytyspaikka sijaitsee työllisyyspalvelun henkilöstön toimistotilassa. Kotouttamispalveluiden aineisto säilytetään kotouttamispalveluiden henkilöstön toimistotilassa. Aineistot säilytetään lukituissa työhuoneissa lukollisissa kaapeissa.
b) Sähköisesti tuotetut ja tallennetut tiedot:
Tietokoneet sijaitsevat lukituissa työhuoneissa. Jokaisella toimihenkilöllä on oma salasana tietokoneeseen.
Tiedonhallintajärjestelmää käytetään Internetin välityksellä. Asiakirjat tulostetaan ja säilytetään arkistointiohjeiden mukaisesti. Ohjelmiston käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnukset järjestelmään antaa järjestelmän pääkäyttäjä.
Käyttöoikeudet järjestelmään määräytyy käyttäjäroolien mukaan, käyttäjäroolit on määritelty tehtävänkuvan mukaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Pääkäyttäjä:
– huolehtii, että tiedonhallintajärjestelmää käytetään asianmukaisesti.
– tarkistaa ja valvoo käyttöoikeuksia tarvittaessa.
– huolehtii, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä ei luovuteta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta.
11. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Asiakkaan tiedot säilytetään tiedonhallintajärjestelmässä niin kauan kuin asiakkaan asioita hoitavien tahojen välinen yhteistyö on tarpeellista asioiden hoitamisen kannalta. Asiakirjat arkistoidaan arkistolaitoksen kunnallisten asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisella tavalla.
12. Rekisteröidyn informointi
Rekisteriseloste on nähtävillä nettisivuilla.
13. Tarkastusoikeus
Asiakkaalle kerrotaan perehdytyksessä asiakasrekisteristä, sen tietolähteistä sekä mihin tietoja käytetään ja/tai luovutetaan. Jokaisella on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitetulla lomakkeella. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa pääkäyttäjälle. Tiedot annetaan kirjallisena 14 vrk kuluttua tarkastuspyynnön vastaanottamisesta.
14. Tiedon korjaaminen
Asiakasprosessin vastuuhenkilö korjaa rekisterissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Salassapitosäännösten estämättä on oikeus luovuttaa rekisteristä toiselle viranomaiselle tai muulle laissa säädettyä tehtävää hoitavalle sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä sille laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi. Tietojen luovutusta lakisääteisen tehtävän hoitamiseen ei ole mahdollista kieltää.
15. Rekisterihallinto
Rekisterin vastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa päättää
– rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta.
– rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
– rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä.
Rekisteritoimintoja toteuttavat palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksien puitteissa.